Organiser une réception de mariage n’est jamais facile, surtout s’il s’agit d’un mariage de proche, voire de soi-même. Une planification minutieuse s’impose pour que tout se déroule dans les meilleures conditions le moment venu. Pour vous aider dans cette organisation, nous vous proposons aujourd’hui de découvrir les étapes à suivre pour bien préparer une réception de mariage. La démarche reste quasiment la même pour d’autres réceptions évènementielles.
Plan de l'article
Fixer un budget
Avant même de préparer quoi que ce soit, il est toujours important de se fixer un budget réaliste. Il est nécessaire de connaître la somme à attribuer à cette réception pour adapter la dépense. Chaque élément ajouté à ce genre d’événement représente une dépense et il est important de connaître le budget disponible pour éviter de le dépasser.
A lire également : Les étapes indispensables pour organiser un budget mariage réussi
Il faut également préciser que le nombre de convives à inviter dépend directement du budget. Plus le contenu budgétaire est élevé, plus vous pouvez vous permettre d’inviter des gens. Il ne faut donc pas prendre cette première étape à la légère.
Choisir une date et un lieu
Ce n’est qu’après la définition du budget que vous allez pouvoir choisir la date et le lieu de réception. La date et le lieu sont étroitement liés. Le fait est qu’en réservant le lieu ou la salle de réception, vous devez définir une date qui ne devrait plus changer. Les autres jours peuvent être occupés. Ce n’est qu’après la définition de la date et du lieu que vous pouvez passer à la prochaine étape.
A lire en complément : Où on peut se marier ?
Définir un thème ou un style
L’étape suivante consiste donc à définir le thème ou le style de l’événement. Il n’y a pas de règle particulière pour choisir le thème d’un mariage. Toutefois, il est très important de bien s’accorder à ce sujet pour éviter le problème. Si vous organisez le mariage d’un proche, assurez-vous que le thème convient au couple concerné. Si vous organisez votre propre mariage, assurez-vous que votre futur époux/épouse soit d’accord.
Sélectionner un traiteur
Vient ensuite le moment de s’occuper de la nourriture. C’est un élément central dans une réception de mariage. Il faut s’assurer de servir des plats mémorables, l’idée étant avant tout que ce jour soit inoubliable pour le couple, mais aussi pour les convives.
Ainsi, il est conseillé de ne pas s’improviser cuisinier et de toujours convier cette tâche à un traiteur professionnel. Mais avant de décider du menu final, il faut confronter les idées et s’assurer que tout soit en accord avec la demande du couple.
Planifier la décoration
Concernant la décoration, il n’est pas forcément nécessaire de faire appel à un professionnel pour s’en occuper. Cependant, il est important de garder en tête que l’ambiance générale de la réception dépend grandement de la décoration. Assurez-vous également que la décoration soit bien en accord avec le thème choisi. Si vous ne vous sentez pas capable, là, vous pouvez faire appel à une aide extérieure.
Organiser le divertissement
Lors d’une réception de mariage, il faut aussi divertir les convives. Pour cela, vous pouvez opter pour un DJ, un groupe de musique, voire un magicien, pourquoi pas. Toutefois, là encore, assurez-vous que le divertissement correspond au style de la réception et qu’il soit en mesure de maintenir une ambiance festive.
Gérer la logistique
Il faut ensuite s’occuper de la logistique. Lorsque l’on parle de la logistique, on parle surtout de la location de matériel pour réception, la planification du plan de table, la gestion des invitations et la coordination des fournisseurs. En matière de logistique, il est aussi important d’établir un calendrier précis. Chaque matériel doit arriver à un moment bien précis pour qu’on puisse l’installer dans les meilleures conditions.
Prévoir un plan de secours
À cette phase de la préparation, tout devrait être mis en place. Cependant, même les meilleures organisations peuvent partir en l’air à cause d’un imprévu. Ainsi, il est toujours important de prévoir un plan de secours. Il faut par exemple prévoir des solutions de rechange pour les fournisseurs, des plans de secours en cas de mauvais temps et d’autres mesures préventives.
Gérer la réception
Une fois que vous avez passé toutes ces étapes, la réception peut commencer. Le jour de la réception, assurez-vous d’avoir une personne de confiance qui supervise la coordination et la gestion de la réception. Vous pouvez faire appel à un coordinateur de mariage professionnel si aucun proche ne peut s’en occuper.